POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Votre confiance en nous constitue le capital le plus important de la société anonyme « COSUCRA – GROUPE WARCOING », dont le siège est établi à 7740 Pecq, Rue de la Sucrerie 1, TVA BE-0883.812.926, RPM Hainaut, division Tournai (ci-après dénommée « Cosucra » « nous » ou « notre Société »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous.

La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après dénommée la « Politique ») s’applique entre autres à (i) notre site Internet https://www.cosucra.com/ (ci-après dénommé le « Site Web »), à (ii) vos visites au sein de Cosucra et, de manière générale, (iii) à toutes les relations (commerciales) existant entre Cosucra et ses clients, prospects et partenaires commerciaux, et toutes personnes avec qui nous sommes susceptibles d’entretenir des relations.

La présente Politique s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par Cosucra, agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont Cosucra est responsable.

Cette Politique contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que Cosucra récolte, ainsi que sur la manière dont Cosucra traite ces données à caractère personnel.

Cosucra essaie à tout moment d’agir en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 – le « RGPD ») et (ii) la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. La présente Politique contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que Cosucra collecte, ainsi que sur la manière dont Cosucra utilise et traite ces données à caractère personnel.

La visite du Site Web, la sollicitation de nos services et l’achat de nos produits, ainsi que, de manière générale, la communication avec Cosucra implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la présente Politique et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Politique en combinaison avec et  la politique d’utilisation des cookies de COSUCRA.

Cosucra peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Cosucra collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l’utilisation que vous faites du Site Web, par le biais de cookies. Ainsi, par exemple, Cosucra enregistrera automatiquement quelles parties du Site Web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l’accès au Site Web, etc. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à Cosucra d’établir des statistiques concernant l’utilisation du Site Web. Dès lors, la navigation sur le Site Web de Cosucra implique votre acceptation concernant l’utilisation de certains cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique d’utilisation des cookies.

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

Les données à caractère personnel collectées par Cosucra sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins.

La délivrance de certaines données à caractère personnel est une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple votre inscription au compte « Mon profil »). Nous nous engageons à ne collecter que les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour la finalité du traitement, et à ne traiter ces données qu’en fonction du but poursuivi.  

Cosucra peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Politique.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou lorsque cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

 

Cosucra ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre du service sollicité et notamment, mais sans limitation :

Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des webmasters, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, notre compagnie d’assurance ainsi que divers prestataires à qui Cosucra est susceptible de faire appel dans le cadre de la prestation de ses services.

S’il est nécessaire que, dans ce cadre, Cosucra divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que Cosucra divulgue vos données à caractère personnel :

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace économique européen (EEE). Toutefois, si dans le cadre de certaines prestations, Cosucra est amenée à traiter vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE avec un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, ce traitement sera soumis aux dispositions d’une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d’une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, Cosucra ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées tels que décrits dans la Politique, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel’.

Cosucra conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise, sur ses serveurs et logiciels informatiques internes ainsi que sur un serveur cloud localisé en Europe.

Annexe 2 : durées de conservation par catégorie de traitements.

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter gdpr@cosucra.com

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’ « APD »)  via le lien suivant « https://www.autoriteprotectiondonnees.be/».

Cosucra s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, de nature physique, technologique et/ou organisationnelle pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l’abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de Cosucra, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que Cosucra ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

Enfin, la sécurité de votre compte dépendra également de la confidentialité de votre mot de passe pour recevoir l’accès à la Plateforme. Cosucra ne vous demandera jamais votre mot de passe, de sorte que vous êtes tenu de ne pas le communiquer vous-même. Lorsque vous avez néanmoins communiqué votre mot de passe à un tiers, ce dernier recevra l’accès, par le biais de votre mot de passe, à votre compte et à vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous assumez vous-même la responsabilité des agissements qui sont posés par l’utilisation qui est faite de votre compte. Cosucra vous conseille dès lors vivement, lorsque vous constatez que quelqu’un a obtenu l’accès à votre compte, de modifier immédiatement votre mot de passe et de prendre contact avec nous.

Cosucra est habilitée à actualiser la présente Politique en installant une nouvelle version sur le Site Web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le Site Web et la page concernée sur laquelle la Politique est reproduite, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

La dernière version sera toujours consultable via ce lien.

Le Site Web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d’autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. Cosucra ne porte aucune responsabilité, ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données à caractère personnel. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Si vous avez des questions sur la Politique ou sur la manière dont Cosucra collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

ou

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Cosucra a traité les questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont Cosucra collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’APD.

De notre côté, nous attendons de vous que vous vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif relatif à votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

 

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

Cosucra peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  1. La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web :

Afin d’améliorer la qualité de vos visites sur notre Site Web, nous utilisons certains cookies nous permettant de mémoriser certaines de vos données à caractère personnel. Cependant, nous utilisons de façon très limitée les cookies de longue durée.

Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les cookies.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

 

  1. Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen de communication :

Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone et par e-mail. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, sollicitation à un emploi, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur l’exécution précontractuelle.

 

  1. La création de votre compte « Mon profil » sur notre Site Web:

Vous avez l’opportunité de consulter vos informations et indiquer vos exigences de fonction en ligne via votre compte « Mon profil » spécialement réservé à cet effet sur notre Site Web. Pour ce faire, il est nécessaire de créer un compte en ligne, en y insérant des données à caractère personnel qui nous servent à pouvoir relier votre compte à votre personne. Ces données nous aident à identifier d’autres opportunités professionnelles attirantes pour vous.

Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat ou précontractuelle.

 

  1. L’inscription à notre newsletter :

Sur notre Site Web, vous êtes invité à nous faire part de votre adresse e-mail si vous désirez vous inscrire à notre newsletter. Nous enregistrons votre choix afin de vous faire parvenir nos nouvelles, sur base de votre demande uniquement. Dans ce cadre, nous sommes donc amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur votre consentement.

 

  1. Elaboration d’un devis ou d’une offre :

Afin de rédiger et de vous communiquer un devis ou une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur une exécution précontractuelle.

 

  1. L’établissement d’une convention:

En tant que client, vous pourrez être amené à conclure une convention ou à signer des documents contractuels avec Cosucra afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité certains de nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles.

Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat ou sur une obligation légale.

 

  1. Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons :

Nous utilisons vos données afin d’effectuer les services pour lesquels vous avez fait appel à Cosucra. Cette utilisation implique que Cosucra soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit (vente, livraison, etc…).

Ce traitement se fonde sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par Cosucra.

 

  1. Echange de données avec Cosucra lors de communications formelles/informelles sur des foires ou autres évènements professionnels :

Cosucra participe à des salons et foires commerciales. Lors de ces évènements, il se peut que vous échangiez vos données à caractère personnel avec nos représentants commerciaux, notamment par le biais de l’échange de vos cartes de visite. Cosucra sera donc amenée à récolter, le cas échéant, ces données à caractère personnel vous concernant.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.

 

  1. L’établissement de mailinglists :

Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts afin d’assurer un meilleur suivi de nos clients. Dans ce contexte, certaines de vos données à caractère personnel pourront être collectées dans une base de données. Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins marketings sans votre consentement exprès.

Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est l’exécution d’un contrat ou votre consentement.

 

  1. L’envoi des factures et la perception des paiements :

Dans le cadre des prestations proposées par Cosucra et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation.

Ce traitement se fonde l’exécution d’un contrat.

 

  1. Respect des législations et des réglementations :

Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur le respect d’une obligation légale.

 

  1. Protection de nos droits :

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base d’une obligation légale.

 

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité, sous réserve du droit à l’oubli (sauf obligation légale de conservation)

Finalités des traitements de données à caractère personnel

Fondement

Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)

La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web

Intérêt légitime

Consentement

Recommandation : 13 mois après la dernière visite de l’utilisateur sur le Site Web.

Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen de communication 

Intérêt légitime

Exécution précontractuelle

Recommandation : 3 ans après le dernier contact si client / 1 an après le dernier contact si prospect.

La création de votre compte « Mon profil » sur notre Site Web

Exécution (pré)contractuelle

2 ans après l’inscription du candidat.

L’inscription à notre newsletter

Consentement

3 ans après le dernier contact client/prospect.

Elaboration d’un devis ou d’une offre 

Exécution précontractuelle

Recommandations :
– Devis/offres non conclues : 3 ans après le dernier contact client/prospect.

– Devis/offres signées : 5 ans à dater de la fin du contrat.

Etablissement d’une convention 

Exécution contractuelle

Obligation légale

Recommandation : 5 ans à dater de la fin du contrat.

Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons

Exécution contractuelle

Consentement

Recommandation : 3 ans après le dernier contact avec l’individu.

Pour ce qui est documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.

Echange de données avec Cosucra lors de communications formelles/informelles sur des foires ou autres évènements professionnels 

Intérêt légitime

Recommandation :

–          3 ans après le dernier contact avec l’individu ;

–          A jeter directement si pas d’intérêt commercial. 

L’établissement de mailinglists 

Exécution contractuelle

Consentement

– Si pas de consentement : 6 mois après la formation/le projet ;

– Si consentement : 3 ans après le dernier contact client/prospect.

L’envoi des factures et la perception des paiements

Exécution contractuelle

 

Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.

Respect des législations et des réglementations

Obligation légale

– Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ;

– Données médicales (certificat) : 15 ans maximum

– Données liées aux accidents de travail : 10 ans maximum

– Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable

Protection de nos droits

Obligation légale

Aussi longtemps que l’action en justice/la procédure/le litige est en cours, et jusqu’à 10 ans après cela. 

 

 

 

 

choose your language